Friday, April 10, 2015

wildly important goals

PRINSIP PRINSIP 4 DISIPLIN EKSEKUSI EFEKTIF

PEMBAHASAN II

PRINSIP-PRINSIP 4 DISIPLIN UNTUK MELAKSANAKAN EKSEKUSI 

Jalan keluar untuk ke-4 permasalahan dalam eksekusi adalahRangkaian Latihan Kedisiplinan yang harus dipraktekkan oleh setiapTim Kerja dengan Semangat Tinggi

Keempat Rangkaian Kedisiplinan Diri tersebut adalah :

1. FOKUS PADA WILDLY IMPORTANT GOAL 
Setiap orang dalam tim haruslah mengerti dengan jelas akan prioritas-prioritas utama yang akan membawa kesuksesan dan membuat komitmen terhadapnya. 

Wildly Important Goal
 adalah hal yang harus diutamakan atau dicapai, sebab jika tidak, goal lainnya tidak ada artinya lagi. 
2. BERTINDAK PADA LEAD MEASURE 
Setiap orang harus tahu dan memiliki komitmen terhadap sedikitnya aktivitas pekerjaan "80/20" yang akan memberikan dampak yang terbesar. Setelah itu, dengan menggunakan lead measure, setiap orang dapat mengukur kemajuan pencapaian kinerja mereka. 
3. MEMBUAT SCOREBOARD YANG MEMOTIVASI 
Dengan adanya scoreboard, setiap orang bisa melihat kemajuan pencapaian tujuan mereka setiap waktu. Dengan scoreboardmereka bisa mengukur ketika mereka sedang menang ataupunkalahScoreboard ini akan memotivasi orang untuk menang
4. CIPTAKAN IRAMA AKUNTABILITAS 
Setiap orang melaporkan secara teratur dan berkala mengenai perkembangan pencapaian goal/tujuan.

4 (empat) Disiplin Eksekusi berbicara tentang bagaimana Saudara dapat mencetak hasil nyata dan bermakna. Ke-4 Disiplin itu digambarkan dalam tanda panah karena mereka menunjuk ke pencapaian atas hasil. Panah-panah ini digambarkan dari kanan ke kiri karena tim kerja yang baik akan mengeksekusi dari kanan ke kiri - dimana mereka akan secara konsisten bertanggungjawab dan ikut andil untuk melaporkan setiap performa tugas mereka berdasarkan lead measure yang telah ditentukan, dimana setelah semuanya berdampak pada pencapaian Wildly Important Goal dari Tim Kerja.

Penggunaan Scoreboard yang memotivasi pada disiplin 3 adalah pusat dari metode 4 Disiplin. Wildly Important Goals (diutarakan pada disiplin 1) dan Lead Measure (Disiplin 2) haruslah selalu ditampilkan discoreboard sehingga tim kerja Saudara bisa melakukan sesuatu terhadap pergerakan hasilnya.

Sementara, Ciptakan Irama Akuntabilitas (Disiplin 4) digambarkan melingkari setiap disiplin yang ada karena itulah yang menyatukan segala sesuatu. Disiplin 1, 2, dan 3 tidak akan berhasil tanpa Disiplin 4, yang merupakan pertanggungjawaban yang mau tidak mau harus dilakukan secara berkala dan teratur terhadap Wildly Important Goaldan Lead Measure yang tercatat di Scoreboard. Aliran panah dalam lingkaran berarti segala sesuatu yang dilakukan akan mempengaruhi pertanggungjawaban. 


DISIPLIN 1 : FOKUS PADA WIDLY IMPORTANT GOAL

Musuh dari Hebat adalah Baik

- Jim Collins -

Untuk bisa fokus dengan baik terhadap prioritas-prioritas utama, tim-tim yang hebat harus bisa melakukan 2 (dua) hal secara konsisten.
  • Pertama : Definisikan Wildly Important Goals.
  • Kedua : Definisikan Lead Measure untuk mencapai Wildly Important Goals tersebut.
Definisikan Wildly Importance Goals (WIGs)

Tim-tim hebat seharusnya mengerti dengan jelas apa yang dimaksud dengan "Wildly Important Goals." Pada umumnya goal tampak penting untuk dicapai, tetapi hanya Goal yang tergolong dalam wildly Important goal saja yang harus dicapai.
Kegagalan untuk mencapainya akan membuat pencapaian-pencapaian lainnya otomatis terhambat. 

Itulah sebabnya akan sangat mudah bagi Saudara untuk terganggu dalam mencapai 6, 8, atau 8 goal penting pada saat yang bersamaan. Anda bisa saja mencapai banyak goal dengan cukup baik, tetapi pada saat yang bersamaan Saudara hanya bisa mencapai 1 (satu) atau 2(dua) wildly important goal dengan hasil yang luar biasa

Coba Saudara simak cerita si pembalap legendaris Lance Armstrong. Pada satu titik di karirnya, ia berhenti dari semua kejuaraan balap mobil professional kecuali Tour de France. Lance memiliki wildly importanty goal, yaitu hanya memenangkan kejuaraan balap paling bergengsi berulang kali. Mencapai wildly important goal berarti ia berani mengatakan tidak kepada kejuaraan-kejuaraan lainnya, tidak peduli seberapa penting kejuaraan-kejuaraan tersebut. Ini berarti Lance harus memikirkan setiap detail dan merencanakan bagaimana ia dapat mengeksekusi setiap jalannya perlombaan Tour de France dengan baik. apakah hasilnya dari fokus Lance yang begitu kuat terhadap wildly important goal miliknya ? Lance Amstrong berhasil memenangkan Tour de France 7 (tujuh) kali berturut-turut, dan tidak ada seorangpun dalam sejarah yang bisa mengalahkan record nya. 

Dalam organisasi yang memiliki performa yang tinggi, setiap tim kerja pada berbagai level mengenal apa yang disebut wildly important goal, bahkan Wildly Important Goal inilah yang membentuk sebuah tim.

Manfaatkanlah Important Screen - Sebagai panduan untuk menentukan Wildly Important Goal untuk tim saudara.

Definisikan Lag Measure untuk Tercapainya Wildly Important Goal

Karena Wildly Important Goals itu sangat penting, maka pikirkan dengan seksama lag measure yang menunjukkan keberhasilan. Definisikan lag measure - dalam hal ini lag measure adalah tolak ukur yang akan mengindikasikan pencapaian goal Saudara.

Contoh yang terkenal adalah ketika Presiden USA - John F. Kennedy pada tahun 1961 berkomitmen, "... untuk mencapai suatu goal, sebelum dekade ini berakhir, dimana kita akan mendaratkan awak kita di bulan dan membawanya kembali dengan selamat ke bumi." Inilah pola yang digunakan untuk ukuran WIG : Dari X (Bumi) ke Y (Bulan dan kembali) pada Waktu (dalam dekade ini).

Manfaatkanlah Lag Measure Builder pada sebagai panduan Saudara untuk mendefinisikan Lag Measure terbaik untuk mendukung WIG Saudara.

EDS Consumer Industry and Retail Group (CI&R)

EDS adalah salah satu perusahaan besar berbasis TI (information technology) yang memiliki anak perusahaan yang bergerak sebagai penyelia jasa untuk pelanggan mereka, yaitu : Consumer Industries and Retail (CI & R). CI & R ini dikenal sukses dalam pencapaian hasil finansial mereka, namun kemudian mereka menantang diri mereka untuk bisa fokus kepada pekerjaan yang tepat yang pada akhirnya tidak hanya memberi dampak untuk hasil jangka pendek, tetapi juga memiliki dampak hasil yang baik untuk jangka panjang. Tim-tim dalam perusahaan ini ternyata tidak terlalu fokus terhadap goal-goal yang 'benar adanya' saja, dimana mereka akan dituntut untuk menghabiskan energi mereka terhadap hal hal yang mendesak, dan tentunya mereka akan tersedot ke dalam apa yang kita sebut 'Operation Whirlwind' (pusaran angin atas pekerjaan rutin). Pusaran angin yang mengesampingkan hal-hal penting yang membangun bisnis dengan rutinitas sehari-hari yang seringkali bersifat mendesak. 

Dengan menerapkan Disiplin 1. : Tim CI & R Fokus pada Wildly Important Goal saja. CI & R Tim membuat Wildly Important Goal dan mennyelaraskan dalam semua inisiatif strategis EDS secara menyeluruh. Mereka juga membuat scoreboard, sehingga makin jelaslah langkah-langkah yang mereka ambil dalam menuju sukses. 

Dalam 1 (satu) tahun, CI & R berhasil meningkatkan value sales kontrak mereka dari US$ 600 juta dollar menjadi US$ 1.8 milyar dollar. Mike O'Hair, vice president dari CI & R mengatakan, "Kami memiliki pertumbuhan yang pesat dalam bidang penjualan, hal ini disebabkan Tim kami yang bekerja keras, fokus, dan sangat gigih melaksanakan serangkaian strategi yang terpusat pada Wildly Important Goal". 

Walaupun hasil-hasil jangka pendek sudah fantastis, pelatihan atau proses mencapai Wildly Important Goal juga mengembangkan CI & R untuk berhasil dalam jangka panjang. Organisasi ini juga berhasil mengembangkan rencana mereka secara strategis dan penuh taktik. Mike mengatakan, "Dalam banyak hal, bisnis kami memiliki fokus-fokus yang sifatnya mendesak untuk kepentingan klien. Dengan terciptanya wildly important goal dalam setiap kesempatan perkembangan bisnis baru, kami mampu mengalokasikan sumber-sumber daya, waktu, dan juga fokus serta energi kami tanpa mengorbankan apa yang ada di depan mata dan hasil jangka pendek kami demi mencapai hasil terbaik. ada saat ini, CI & R tengah mencetak tahun keemasan lagi, dimana pada semester pertama dari tahun 2006 kami sudah menghasilkan lebih dari US$ 1.8 milyar." 

Saat ini, 4 Disiplin Eksekusi berhasil membuat EDS CI & R tidak berhenti menganalisa bagaimana caranya agar setiap bisnis mereka bisa berjalan dan kearah mana mereka harus fokus sehingga mereka dapat terus bertumbuh.

DISIPLIN 2 : BERTINDAK PADA LEAD MEASURE

Dalam setiap tindakan, 80% hasil ditentukan dari 20% aktivitas yang dilakukan.

- Joseph M. Juran -

Untuk mendapatkan gambaran dan fokus yang jelas tentang bagaimana mencapai wildly important goal Saudara, Tim Kerja yang baik harus melakukan 2 (dua() hal secara konsisten :

1. Menganalisa dan mengindentifikasi aktivitas aktivitas 80/20.

2. Mengembangkan lead measure yang memungkinkan untuk diprediksi dan berada dalam lingkaran pengaruh kita.

Menganalisa dan Mengidentifikasi Aktivitas 80/20

Untuk mencapai sebuah goal yang belum pernah Saudara capai sebelumnya, Saudara harus melakukan tindakan-tindakan yang belum pernah Saudara lakukan sebelumnya. Analisa secara hati-hati setiap kendala yang mungkin terjadi untuk mencapai goal Saudara. Lalu putuskan bagaimana cara mengatasi kendala tersebut. Lihatlah ke sekeliling Saudara. Siapalah orang yang pernah mencapai Goal yang sama ataupun yang mirip dengan goal yang ingin Saudara Capai ? Hal-hal apakah yang berbeda yang mereka lakukan ? Gunakan imajinasi Saudara. apakah yang belum Saudara pikirkan yang bisa membuat perbedaan. 

Maka, apa yang perlu Saudara lakukan adalah memilih aktivitas yang bisa membawa dampak dalam mencapai wildly important goal Saudara, gunakan pedoman "80/20 activity analyzer". 

Manfaatkan bagai 80/20 Activity Analyzer untuk mendifinisikanaktivitas 80/20 Saudara.

Kembangkan Lead Measure yang Dapat Diprediksi dan Dipengaruhi 
Gunakan LEad Measure untuk menganalisa Aktivitas 80/20.

Kunci untuk menuju kesuksesan dalam mencapai wildly important goal adalah dengan fokus pada Lead Measure dan bukan pada Lag Measure. Lag Measure pada Wildly important Goal biasanya bersifat "Terlalu Muluk dan Jauh Dari Bayangan" untuk diterapkan pada pekerjaan sehari-hari. Coba Saudara perhatikan perbedaan keduanya : 
  • Lag Measure : 
  • 1. Mengukur Hasil 
  • 2. Pencapaian Goal 
  • 3. Lebih Sulit untuk Dipengaruhi 
  • 4. Lebih Mudah untuk Diukur 
  • Lead Measure
  • 1. Memperkirakan hasil.
  • 2. Pencapaian Goal.
  • 3. Lebih Mudah Dipengaruhi.
  • 4. Lebih Sulit Untuk Diukur.
Lag Measure akan memberi tahu ketika Saudara sudah mencapai Goal, namun Lead Measure akan memberi tahu kemungkinan Saudara bisa mencapai Goal. Ketika sebuah Lag Measure sulit untuk dipengaruhi,Lead Measure berada dalam lingkaran pengaruh Saudara, karena dengan tolak ukur tersebut, saudara mampu mengamati setiap tindakan Saudara. Sebagai contoh, Saudara tidak bisa mengontrol seringnya mobil Saudara mogok di jalan (Lag Measure) , tapi secara jelas Saudara bisa mengontrol seberapa sering Saudara membawa mobil saudara ke bengkel untuk perawatan rutin (Lead Measure). Semakin sering Saudara melakukan sesuatu terhadap Lead Measure, maka semakin Saudara terhindar dari kemogokan mobil di jalan.

Namun, Lag Measure memang mudah untuk diukur. Sebagai contoh, Saudara tentu tahu, ketika mobil Saudara mogok, sedangkan Lead Measure lebih sulit diprediksi. Contohnya, sangat mudah bagi suatu sekolah untuk mengukur level kemampuan membaca para muridnya dengan mengetes mereka lewat suatu ujian. Tapi tentunya akan lebih sulit untuk membuat Lead Measure yang mampu memprediksikan kemampuan para murid pada saat ujian. Sekolah mungkin saja mempekerjakan beberapa pelatih ataupun memberi lebih banyak waktu untuk para murid dalam sesi 'Membaca sendiri tanpa gangguan'. Apapun itu, sekolah akan lebih mudah untuk memperkirakan waktu yang dihabiskan untuk membaca ataupun dalam pelatihan membaca (Lead Measure) daripada berharap nilai ujian membaca (Lag Measure) meningkat dengan sendirinya. 

Manfaatkanlah bagan Lead Measure Builder untuk mengembangkanLead Measure yang akan membantu Saudara menganalisa setiap aktivitas yang akan membuat perbedaan dalam mencapai WIG Saudara.

Contoh Kasus : Savannah Morning News

Untuk membuat lead measure yang baik, saudara harus membantu anggota tim untuk memposisikan dirinya sebagai mitra bisnis strategis dan mengikutsertakan mereka dalam pembahasan hal-hal berbeda yang bisa mereka lakukan demi mencapai wildly important goal.

Suatu contoh yang luar biasa adalah apa yang dilakukan oleh departemen periklanan pada harian Savannah Morning News yang berada di Savannah, Georgia. Wildly important goal mereka adalah untuk mengatasi masalah pendapatan yang cukup serius. Sebelum mengenal konsep dan praktek 4 Disiplin Eksekusi, para Sales Manager menghimbau - Staff mereka :"Pergilah ke luar dan juallah lebih banyak lagi !". Diakhir periode, para manager akan kebingungan mengapa para stafnya tidak bisa menjual lebih banyak lagi.

Alhamdulillah ... , segala sesuatu berubah ketika mereka mulai mempraktekkan Disiplin ke-2 : Bertindak pada Lead Measure. Setelah memikirkan berbagai cara untuk meningkatkan pendapatan mereka, mulai dari iklan, mereka setuju untuk beraksi atas 3 hal: 1. Meningkatkan frekuensi kontak dengan para klien baru, terutama para pemasang iklan yang dianggap potensial yang tidak pernah melakukan bisnis dengan koran sebelumnya, 2. Menghubungi klien yang tidak lagi memasang iklan minimum 6 (enam) bulan terakhir. 3. Meningkatkan kualitas penjualan dengan klien yang telah ada, dengan cara meningkatkan kualitas iklan, seperti misalnya dengan memberi warna pada iklan, menempatkan iklan pada spot yang lebih baik, ataupun memperbesar ukuran iklan.

Dibandingkan slogan "Pergilah ke luar dan juallah lebih banyak lagi, "Sekarang para staff memiliki sejumlah target dan action plan yang spesific. Dalam prakteknya, masalah-masalah ini disederhanakan ke dalam Lead Measure sebagai berikut : Berapa banyak sumbangan telepon yang Sam atau Chaterine akan lakukan; laporan perorangan dari minggu ke minggu sebagaian dari WIG session dan sebagai bagian dari proses; orang-orang pun berkomitmen untuk menaikkan jumlah kontak dengan para pelanggan baru, menghubungi kembali klien-klien yang telah lama tidak dihubungi dan juga melakukan metode up-sells(meningkatkan penjualan dengan menaikkan penawaran terhadap produk atau jasa). Di minggu berikutnya, para salesman ini akan melaporkan hasilnya. Mereka tidak hanya menjalankan bisnis dengan efektif, namun juga secara reguler mengkomunikasikan/share praktek-praktek terbaik mereka di lapangan, termasuk metode pendekatan/approach ke klien dan cara mengatasi hambatan.

Direktur Periklanan memberi laporan kepada manajemen sebagai berikut: "Saya sudah berada di bisnis ini selama lebih dari 20 tahu, dan saya telah menghabiskan hampir seluruh karir saya berdoa bagi LAG MEASURE dan berdo'a agar problema yang berhubungan dengannya lenyap." Sungguh untuk pertama kalinya, dia merasa bahwa dirinya sungguh bisa membantu rekan-rekannya lewat goal-goal yang bisa diukur pencapaian hasilnya. Savannah Morning News akhirnya mengatasi masalah perolehan pendapatan mereka dan mencapai goal mereka pada tahun itu. Bertindak pada Lead Measure membuat segala sesuatunya menjadi mungkin untuk dilakukan.

DISIPLIN 3 : MEMBUAT SCORE BOARD YANG MEMOTIVASI 
Tujuan mendasar dari keberadaan scoreboard adalah untuk memotivasi para pemain agar MENANG.

- Jim Stuart - 

Untuk memotivasi Tim agar Menang, Tim-tim hebat melakukan 2 (dua) hal secara konsisten dan terus menerus, yaitu : (1). Membuat Score Board yang Memotivasi dan (2). Memperlihatkan Hasil kepada seluruh Anggota Tim Secara Berkala.

Membuat Scoreboard yang Menarik

Tim-tim hebat tahu jika mereka menang atau tidak, mereka haruslah tahu, sebab jika tidak, mereka tidak mungkin bisa mengerti bagaimana mereka harus bermain. Scoreboard yang menarik akan mengajarkan tim pada posisi apa mereka seharusnya berada. Ini adalah informasi penting bagi penyelesaian masalah dan dalam membuat keputusan.

Anda mungkin sudah pernah melihat anak kecil bermain sepak bola atau basket di jalanan. Selama tidak ada yang menghitung nilai memasukkan bola, ini bukanlah permainan yang sesungguhnya. Mereka malah akan
ngobrol dan bermain dengan santai/tidak serius. Tetapi ketika seseorang mulai menghitung dan menuliskan skor, segala sesuatu berubah. Permainan menjadi sesuatu yang serius dan sengit. Mereka akan Baling merangkul, membuat rencana, dan mengeksekusinya dengan penuh energi. Prinsipnya mudah: Setiap orang akan bermain dengan cara berbeda ketika ada skor dicatat.
Itulah sebabnya tim-tim hebat tidak dapat berfungsi tanpa keberadaan scoreboard yang menantang mereka.Tanpa itu, energi yang mereka miliki melemah, intensitas berkurang, dan tim akan kembali melakukan `business as usual' atau melakukan segala sesuatu seperti sedia kala.


DISIPLIN 4 : MENCIPTAKAN IRAMA AKUNTABILITAS

Pekerjaan yang paling kreatif dan produktif terjadi ketika setiap orang mampu membuat komitmen satu dengan lainnya, bukan ketika para pemimpin menyuruh mereka melakukan demikian.

-Jim Collins-
Untuk mampu mengeksekusi WIG secara terus menerus, tim-tim hebat harus melakukan 2 (dua) hal secara konsisten. 
  1. Memaksimalkan waktu yang dihabiskan dalam melakukan aktivitas yang berhubungan dengan WIG
  2. Melakukan pertemuan mingguan untuk mempertanggung-jawabkan apa yang telah di lakukan atau pelaporan.
MEMAKSIMALKAN WAKTU YANG DIHABISKAN UNTUK MENGERJAKAN WIG
Setiap orang pasti bekerja berdasarkan keempat kuadran yang dibangun atas tingkat urgensi (mendesak) dan tingkat kepentingan. Wildly Important Goals akan berada di kuadran I dan II. Seringkali, aktivitas - aktivitas di kuadran III dan IV mengganggu tim dari pelaksanaan aktivitas yang berhubungan dengan WIG.
Kita harus membuat perencanaan dengan matang di tingkat individu dan tim atas setiap aktivitas di kuadran 1 dan 2 yang akan membawa perubahan pada pencapaian hasil setiap minggunya. Pertanyaan yang harus di berikan kepada semua orang: "APAKAH HAL TERPENTING YANG HARUS SAYA LAKUKAN MINGGU INI UNTUK MENDORONG PENCAPAIAN HASIL ?"
MELAKUKAN WIG SESSION
Untuk menciptakan irama akuntabilitas, dilakukan sesi Akuntabilitas Mingguan (WIG Session) dimana kinerja minggu lalu dipertanggung-jawabkan dan dibuat rencana untuk menggerakkan skor minggu ini.
TIM-TIM YANG EFEKTIF bertemu setiap minggunya dalam WIG Session untuk melakukan 3 hal:
1. ACCOUNT - Report on Last Weeks Commitment.
Pertanggungjawaban. Laporan berdasarkan apa yang sudah dijanjikan minggu lalu.
  • "Saya telah melakukan sejumlah sambungan telepon dan inilah hasilnya ..."
  • "Saya sangat bangga dengan tim pendukung saya: Kita semua berhasil melewati percobaan atau test atas kegiatan rutin yang baru di canangkan."
  • "Saya tidak berhasil mendapatkan persetujuan seperti yang kita harapkan semula, dan inilah alasannya .... "
Kita akan merayakan kesuksesan dengan cara ini. Kita akan mendengar orang-orang berbicara terbuka & mampu mengakui bahwa mereka membutuhkan bantuan.
2. Review The Scoreboard. Learn from Success and Failures.
Mengkaji ulang SCORE BOARD TIM. Belajarlah dari KESUKSESAN & KEGAGALAN.
  • "Lead Measure ini masuk dalam kategori hijau, tetapi kita memiliki tantangan untuk mengatasi tolok ukur yang masuk dalam kategori kuning".
  • "Mari kami tunjukkan apa yang telah kami pelajari untuk mengatasi tolok ukur tersebut ..."
  • "Saya mengalami beberapa masalah, tetapi inilah yang saya pelajari."
  • Anda akan melihat antusias yang luar biasa ketika orang-orang berhasil melakukan perubahan dan menaikkan hasil. Anda akan merasakan energi dari orang-orang ketika mereka mempelajari sesuatu yang baru yang bisa mereka manfaatkan minggu depan.
3. Plan. Clear The Path and Make New Commitment.
:: Perencanaan. Singkirkan yang tidak perlu dan BUAT KOMITMEN BARU ::
  • "Mari saya bantu Saudara mengatasi masalah tersebut. Saya tahu seseorang yang ... "
  • "Mari kita memikirkan banyak alternatif solusi, lalu kita persempit pilihan."
  • "Inilah yang saya rencanakan minggu mendatang untuk merubah skor ..."
Anda akan menyaksikan anggota tim Anda memiliki energi yang tiada habis untuk menyelesaikan masalah dan setiap orang akan menyodorkan diri untuk membangun satu sama lain. Anda akan mendengar Tim Anda membuat komitmen untuk melakukan aksi-aksi spesifik yang mampu mengatasi tolok ukur penting di scoreboard.
Manfaatkan Work Compass untuk mencatat setiap pekerjaan, setiap orang yang bertanggung-jawab atasnya, keputusan-keputusan penting dan juga komitmen setiap tim.